Geschickt Nachhaken

 

Geschafft – das Vorstellungsgespräch ist gemeistert. Nun folgt häufig eine zermürbende Wartezeit.

Was tun, wenn Unternehmen wochenlang nichts von sich hören lassen? Eine Möglichkeit ist, telefonisch nachzufragen: Erkundigen Sie sich höflich über den Stand des Bewerbungsverfahrens. So verschaffen Sie sich Klarheit und zusätzliche Aufmerksamkeit beim Personalverantwortlichen.

 

Nachhaken per E-Mail

Ebenso dient eine E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch dazu, das Interesse an der ausgeschriebenen Stelle nochmals zu unterstreichen und auf diese Weise eine Entscheidung zu beschleunigen.

Der Inhalt einer solchen E-Mail sollte dabei genauso sorgfältig gewählt werden wie bei den Bewerbungsunterlagen. Inhaltlich wird das Vorstellungsgespräch reflektiert, der Bewerber dankt beispielsweise für die offene Gesprächsatmosphäre oder geht auf wichtige Diskussionspunkte nochmals ein.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, wesentliche Qualifikationen erneut hervorzuheben. Achten Sie auf eine klare und positive Formulierung. Sprechen Sie den Gesprächspartner direkt an und vergessen Sie Ihre Signatur nicht.

 

Fingerspitzengefühl beim Nachfassen

Bei der inhaltlichen Gestaltung zeigt sich schnell die Schwierigkeit solcher Nachfassaktionen: Wer dem Vorstellungsgespräch nichts mehr hinzuzufügen hat, sollte die Finger davon lassen. Denn Personalverantwortliche merken in der Regel genau, wenn es sich um eine eigentlich überflüssige, dem Rat eines Bewerbungsbuches entsprungene Aktion handelt.

 

Telefonisch nachhaken

Sie sind im Bewerbungsprozess und haben länger nichts gehört? Oder das Unternehmen hatte Ihnen einen Anruf in Aussicht gestellt, sich aber bisher nicht gemeldet. Wie steht es mit dem aktiven Nachfragen?

Grundsätzlich können Sie selbstverständlich telefonisch nachhaken! Ein guter Personaler begrüßt es, wenn Bewerber aktiv sind. Lassen Sie sich bitte nicht verunsichern, wenn sich jemand einen Anruf verbittet - das ist schlechter Stil.

Selbstverständlich ist es wichtig, dass Sie

  • mit der Zeit realistisch umgehen, also nicht zu früh nachfragen

 

und

  • dass Sie auch etwas zu sagen haben

 

Sehen wir uns beide Aspekte näher an.

Mit der Zeit realistisch umgehen

Es gibt keine allgemeine Regel, wann ein guter Zeitpunkt zum Nachfassen ist, denn der Bewerbungsprozess läuft in jedem Unternehmen unterschiedlich ab.

Generell gibt es zwei Extreme, wenn es um das Nachhaken geht: Die einen schicken eine Bewerbung ab und warten nach zwei, drei Tagen schon ungeduldig, dass sich die Firma "endlich" meldet. Das andere Extrem ist, dass ein Bewerber mehrere Wochen, teilweise Monate wartet und noch nicht nachgehakt hat.

"Realistisch" mit der Zeit umgehen, heißt also, erstmal etwas Zeit verstreichen zu lassen, um dem Unternehmen überhaupt die Möglichkeit zu geben, alle Bewerbungen zu sichten.

Versetzen Sie sich kurz in die Lage des Personalentscheiders:

Grundsätzlich dauern Entscheidungen über eine Bewerbung bei großen Unternehmen länger (bis zu drei Monaten), bei kleineren Firmen können Sie die Rückmeldung schon nach vier Wochen erhalten. Wenn eine Firma eine Ausschreibung gemacht hat (per Zeitung oder per Internet), dann erhält sie ab dem Zeitpunkt der Ausschreibung Bewerbungen. In der Regel wird eine Firma erstmal abwarten, bis das Gros der Bewerbungen eingetroffen ist. Wird eine Anzeige an einem Wochenende geschaltet, kommt der Großteil der Bewerbungen innerhalb der nächsten ein- bis eineinhalb Wochen.

Da man nach der ersten Auswahl entscheidet, wen man einlädt, wird ein guter Personaler diesen Zeitraum abwarten, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird.

Erscheint eine Bewerbung nicht passend, kommt sie in der Regel zügig zurück - denn wenn das Unternehmen sicher ist, dass eine Bewerbung überhaupt nicht berücksichtigt wird, kann es sie auch gleich zurückschicken.

Wenn Sie Ihre Bewerbung verschickt haben, warten Sie am besten ca. zwei - drei Wochen ab, bis Sie sich erkundigen.

Schlechter Stil ist es, wenn eine Firma Wochen oder gar Monate verstreichen lässt, ohne die Bewerber zu informieren. Glücklicherweise ist das nicht der Normalfall - auch wenn Sie in dieser Hinsicht schlechte Erfahrungen gemacht haben sollten, ist es wichtig, nicht alle Firmen in einen Topf zu werfen. Und: In dem Moment, wo Sie selbst wochen- oder monatelang untätig gewartet haben, sollten Sie sich auch an die eigene Nase fassen, denn aktives Bewerben ist nicht mit dem Absenden einer Bewerbung erledigt, sondern es gilt auch im weiteren Prozess aktiv in eigener Sache zu bleiben.

Etwas zu sagen haben

Damit ist gemeint, dass man sich vor dem Nachfassen konkret überlegt (am besten aufschreibt!), was der Grund des Anrufes ist:

  • Möchte ich wissen, wie der Stand der Dinge ist?
  • Gibt es ergänzende Fragen zur Tätigkeit/Stelle, die ich klären möchte?

 

Bitte beachten Sie dabei auch, in welcher Phase der Bewerbung Sie sind: Waren Sie bereits zu einem Gespräch vor Ort, kann sich der Personalentscheider erinnern, mit wem er es zu tun hat. Wenn man sich allgemein nach der schriftlichen Bewerbung erkundigt, noch bevor die Einladungen ausgesprochen werden, ist der Nachfragende noch eine "unbekannte Person" in einem Stapel von Bewerbungen.

Beim Nachhaken ist das Telefon empfehlenswerter als eine E-Mail. Sie können dabei die Chance nutzen, direkt einen persönlichen Eindruck zu machen.

Wenn Sie ein Unternehmen anrufen, empfiehlt es sich:

  • Die Stellenausschreibung und Ihre Bewerbungsunterlagen vor sich zu haben.
  • Ihren "Spickzettel", was Sie mit dem Anruf erreichen möchten, bereit zu legen.
  • Schreibzeug vorzubereiten

 

Wichtig: Es könnte sein, dass sich spontan ein Bewerbungsgespräch entwickelt. Das ist zwar nicht die Regel, Sie können jedoch niemals wissen, ob Ihr Gesprächspartner die Gelegenheit nicht direkt nutzt, ein paar Punkte mit Ihnen abzuklären.

 

Beim Anruf ist es wichtig:

  • Dafür sorgen, dass Sie in Ruhe telefonieren können (also etwaige Störfaktoren, wie das Radio etc. abschalten und auch nicht von unterwegs mit dem Handy anrufen).
  • Sich zur richtigen Person durchfragen. Diese ist entweder in der Stellenausschreibung genannt oder Sie fragen sich bei der Zentrale durch. Achten Sie in beiden Fällen darauf, klar und deutlich Ihren vollen Namen zu nennen und zu sagen, für welche Position Sie sich beworben haben: Geben Sie Ihrem Gesprächspartner die Gelegenheit, einzuordnen, worum es überhaupt geht, bevor Sie direkt mit dem Nachfragen loslegen.

 

Denken Sie daran: Für Sie selbst geht es um EINE Bewerbung. Für den Personalentscheider sind Sie eine Bewerbung unter vielen: Oft ist es gar nicht möglich, auf Anhieb zu wissen, um wen es geht. Insbesondere wenn es sich um einen Mitarbeiter einer Personalabteilung oder einer Personalberatung handelt, die parallel zahlreiche Stellen besetzen.

  • Achten Sie auch auf die Wortwahl: Beim Nachhaken ist es wichtig, freundlich und positiv zu formulieren - und nicht etwa vorwurfsvoll zu klingen, weil es aus Ihrer Sicht zu lange dauert. Ein häufiger Fehler ist auch, unsicher oder negativ zu wirken ("Die Stelle ist wohl schon weg?", "Vermutlich wäre ich schon eingeladen worden, wenn ich berücksichtigt würde?").
  • Fragen Sie freundlich nach, wie der Stand der Dinge ist bzw. stellen Sie Ihre weiteren Fragen zur Tätigkeit/Position, wenn Sie noch etwas abklären möchten. Ist noch keine Entscheidung getroffen, so fragen Sie direkt nach, wie der weitere Ablauf sein wird. Damit vermeiden Sie "Ping-Pong-Anrufe" und Unsicherheiten und Sie können sich auf mögliche weitere Wartezeiten einstellen.

 

Sofern Sie etwas auf glühenden Kohlen sitzen, etwa weil Sie an dieser Stelle viel mehr interessiert wären, jedoch bereits ein anderes Angebot haben, über das Sie schnell entscheiden müssen, sagen Sie das! Ein guter Personaler gibt Ihnen in diesem Fall gerne eine schnellere Antwort - besonders, wenn man sehr an Ihnen interessiert ist, ist man für den Hinweis dankbar, dass Sie bereits ein anderes Angebot haben und dennoch dem Unternehmen die Möglichkeit geben, noch zum Zuge zu kommen.

 

Ihr Eindruck am Telefon ist ebenfalls entscheidend

Sie können bei einem persönlichen Anruf sehr viele Punkte machen: Sie haben die Möglichkeit, direkt einen persönlichen Eindruck zu machen - oder auch, wenn es bereits ein Gespräch gegeben hat, Ihr Interesse noch einmal zu bekräftigen.

Fühlen Sie sich unwohl am Telefon oder sind sich nicht ganz sicher, wie Sie "rüberkommen"? Dann lassen Sie sich Feedback geben bzw. üben Sie. Das nimmt nicht nur die Nervosität, sondern gibt Ihnen auch Sicherheit - sowohl was Ihre Wirkung als auch was die Inhalte betrifft.

Sie können sich Rückmeldung und Tipps bei einem Dienstleister holen oder Sie lassen sich von einem Freund oder jemandem in Ihrem Bekanntenkreis Feedback geben. Wichtig ist dabei nur, dass die Person einen objektiven Blick hat und Ihnen offen die Meinung sagt, auch wenn es etwas zu kritisieren gibt.

Wichtig ist, dass Sie sich immer begründen lassen, warum etwas gut oder weniger gut ankommt. Denn nur qualitative Aussagen bringen Sie weiter.

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